COMO DARLE UN BUEN USO AL CORREO CORPORATIVO

El buen manejo del correo corporativo genera productividad, mientras su mal uso puede afectar el desempeño laboral. Consejos para no equivocarse.

Hacer un buen uso del correo corporativo puede traducirse en optimización del tiempo, control en el desarrollo de actividades y efectividad en las tareas.

Expertos consideran que utilizar esta herramienta de forma inapropiada puede hacer que una persona sea improductiva.

Estos son algunos consejos útiles y sencillos de implementar.

1| Mensaje de urgencia. Darles a todos los correos la categoría de ‘urgente’ puede generar un efecto negativo; pues, cuando realmente se envía un correo con esta característica, nadie le va a prestar atención.

2| Responder a todos. Si está respondiendo un correo, asegúrese de ‘responder a todos’, solo si la respuesta es necesaria para el grupo. Así evitará incluso alguna situación bochornosa cuando sus comentarios afecten a alguien del grupo.

3| Horarios decentes. Enviar o contestar correos fuera de las horas laborales puede resultar en algunos casos contraproducente. Si bien el mundo vive 24/7, a muchas personas no les gusta recibir correos tarde en la noche o muy temprano en la mañana. Pueden calificarlo de obsesivo.

4| Muy casual. Si bien el tono de los mensajes muchas veces refleja la relación con el destinatario, no hay que ser demasiado informales, pues se puede pasar por poco profesional. También es importante ser directos y no “adornar” mucho la información.

5| ¡Ojo con la seguridad! Además del protocolo de envío o respuesta de un correo, proteger la seguridad es importante. Pensar en claves de acceso difíciles, activar la verificación en dos pasos y cualquier otro sistema de control de seguridad es clave para proteger la información corporativa.

No enviar mensajes innecesarios. Si el mensaje no aporta información que pueda ser de interés para el resto del grupo, envíelo directamente a la dirección de la persona y no a una lista de distribución. También es importante antes de enviar un correo verificar el nombre del usuario a quien va dirigido o la cuenta de correo, en caso de ser un externo.

Al usar un correo corporativo es importante tener claro el objetivo del mensaje y quiénes son las personas que deben recibirlo, evitar copiar destinatarios que no estén relacionados con el tema descrito. Todos los mensajes deben contener un asunto, este debe ser conciso y breve.

Como usuarios debemos cuidar la información confidencial de la compañía y evitar usar este medio para temas distintos a los objetivos laborales.