El
buen manejo del correo corporativo genera productividad, mientras su mal uso
puede afectar el desempeño laboral. Consejos para no equivocarse.
Hacer
un buen uso del correo corporativo puede traducirse en optimización del tiempo,
control en el desarrollo de actividades y efectividad en las tareas.
Expertos consideran que utilizar esta herramienta de
forma inapropiada puede hacer que una persona sea improductiva.
Estos
son algunos consejos útiles y sencillos de implementar.
1|
Mensaje de urgencia. Darles a todos los correos la categoría de
‘urgente’ puede generar un efecto negativo; pues, cuando realmente se envía un
correo con esta característica, nadie le va a prestar atención.
2|
Responder a todos. Si está respondiendo un correo, asegúrese de
‘responder a todos’, solo si la respuesta es necesaria para el grupo. Así
evitará incluso alguna situación bochornosa cuando sus comentarios afecten a
alguien del grupo.
3|
Horarios decentes. Enviar o contestar correos fuera de las horas
laborales puede resultar en algunos casos contraproducente. Si bien el mundo
vive 24/7, a muchas personas no les gusta recibir correos tarde en la noche o
muy temprano en la mañana. Pueden calificarlo de obsesivo.
4|
Muy casual. Si bien el tono de los mensajes muchas veces refleja la
relación con el destinatario, no hay que ser demasiado informales, pues se
puede pasar por poco profesional. También es importante ser directos y no
“adornar” mucho la información.
5|
¡Ojo con la seguridad! Además del protocolo de envío o respuesta de un
correo, proteger la seguridad es importante. Pensar en claves de acceso
difíciles, activar la verificación en dos pasos y cualquier otro sistema de
control de seguridad es clave para proteger la información corporativa.
No
enviar mensajes innecesarios. Si el mensaje no aporta información que
pueda ser de interés para el resto del grupo, envíelo directamente a la
dirección de la persona y no a una lista de distribución. También es importante
antes de enviar un correo verificar el nombre del usuario a quien va dirigido o
la cuenta de correo, en caso de ser un externo.
Al
usar un correo corporativo es importante tener claro el objetivo del mensaje y
quiénes son las personas que deben recibirlo, evitar copiar destinatarios que
no estén relacionados con el tema descrito. Todos los mensajes deben contener
un asunto, este debe ser conciso y breve.
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