¿CUÁLES SON LOS MEJORES TIPS PARA EL BUEN MANEJO DEL TIEMPO?

 

Al realizar distintos proyectos desde casa, nos encontramos con la tarea de buscar maneras para organizar nuestra jornada, ser lo más productivos que podemos y alcanzar todas las metas que nos planteamos en el día, semana o mes.
 
Sin embargo, es usual encontrarnos con distintos distractores que hacen de la gestión del tiempo un tema complicado para muchos.
 
Los factores que pueden servir de obstáculos son: "el envío de correos electrónicos, el mal uso del teléfono, el perfeccionismo, las redes sociales y no plantear metas concretas".
 
Invertimos nuestro tiempo en "asuntos urgentes, pero no importantes" y en "asuntos poco urgentes y nada importantes".
 
Es por esto que hoy te damos 10 tips para que aprendas a gestionar tu tiempo y a ponerte manos a la obra con los asuntos más importantes:
 
1. Audita tu tiempo: Usualmente, no estamos 100% conscientes de en qué invertimos realmente nuestro tiempo. La revista Forbes recomienda anotar los minutos y horas que inviertes en cada tarea, pues "podrías creer que tardas 30 minutos enviando emails, pero la realidad es que esta tarea puede estar consumiendo hasta 1 hora al día". Esto te va a permitir ser más consciente y a limitar el tiempo que inviertes en labores menos importantes.
 
2. Identifica tus obstáculos: De acuerdo con la Universidad de Leicester, pueden haber muchas razones por las que no estás aprovechando tu tiempo de manera óptima, entre ellas se pueden encontrar: "falta de motivación, poca concentración o un ambiente de trabajo ruidoso". Una vez identifiques qué es lo que te está impidiendo aumentar la productividad, será más fácil buscar soluciones e, incluso, superar esos obstáculos.
 
3. Organiza tus tareas diarias: Es importante que determines qué tareas realizarás en cada jornada, para esto la revista Forbes recomienda delimitarlas la noche antes, anotando en tu agenda "las cinco más importantes". En esta lista también deberás establecer cuáles son necesarias y cuáles son opcionales. Cuando no puedas culminar una de ellas, la Universidad de Granada aconseja utilizar "recordatorios para saber dónde retomar el trabajo la próxima vez".
 
4. Implementa la Matriz Eisenhower: Este es un instrumento que te permite dividir y clasificar tus tareas en las categorías de urgente, importante, no urgente y no importante. Sodexo clasifica los 4 cuadrantes pertenecientes a la Matriz, de la siguiente manera:
 
- Urgente e importante: tareas que hay que hacer al momento.
 
- Importante, pero no urgente: actividades que puedes reprogramar.
 
- Urgente, pero no importante: tareas que puedes delegar a tu equipo.
 
- Ni urgente ni importante: son quehaceres que puedes eliminar de tu lista.
 
5. Conoce el Método Pomodoro: Esta es una técnica de gestión de tiempo que te ayuda a programar descansos y a no saturarte con tus obligaciones. Esta consiste en programar tu trabajo en intervalos de 25 minutos y, una vez que se acabe ese plazo, descansar por 3-5 minutos. Es importante que una vez que cumplas 4 ciclos de 25 minutos, es decir, una hora, hagas un descanso de al menos 15 minutos.
 
6. Enfócate en tus tareas: Como seres humanos, solemos sobreestimar la capacidad de atención que tenemos, es por eso que obtendrás mejores resultados si desarrollas estrategias para cada una de tus tareas.
 
7. Delega, si es posible: Cuando eres parte de un equipo e, incluso, si eres el líder, te puedes sentir tentado a querer realizar la mayor parte de las tareas que tienen asignadas. Pero, según Valencia International University, delegar no solo es bueno para evitar sobrecargarte, sino que también "contribuye a generar un modelo de responsabilidad compartida".
 
8. Agenda tiempo para tus actividades: a lo largo de nuestra jornada laboral, nos podemos sentir tentados a contestar todos los emails y las llamadas telefónicas que recibimos. Sin embargo, el Harvard Business Review nos recomienda que agendemos espacios dentro de nuestro día para dedicarnos exclusivamente a nuestros proyectos y que, además, podríamos experimentar con aplicaciones móviles para delimitar el tiempo dedicado a cada tarea. Algunas de ellas son: RescueTime, Focus Booster y Forest.
 
9. Toma en cuenta tus horas de mayor productividad: Todas las personas tienen un momento del día en el que su productividad se encuentra al máximo, ya sea en la mañana, en la tarde o en la noche. La Universidad de Nueva York recomienda programar tus actividades prioritarias en esos momentos donde sabes que tienes tu pico de concentración, eficiencia y efectividad.
 
10. Practica las 4 Ds: Cuando se trata de lidiar con tu correo electrónico, el Servicio de Salud Nacional (NHS) del Reino Unido recomienda implementar las 4 Ds: borra, haz, delega o difiere (por sus siglas en inglés). Así evitarás sufrir del llamado "estrés por emails".