CÓMO MEJORAR LA COMUNICACIÓN EN LAS EMPRESAS

Saber escuchar, preparar el discurso, conocer al interlocutor y el contexto, y manejar un tono adecuado son aspectos clave para lograr una comunicación efectiva.

La comunicación hace parte de nuestra vida diaria, pero no siempre es efectiva. Transmitir un mensaje de forma clara es clave no solo en el ámbito personal sino en el laboral y profesional. Esta es una de las mayores herramientas que tienen las personas para lograr lo que se proponen.

Cada elemento de la comunicación: el lenguaje verbal, corporal, la voz, la congruencia entre la voz, el cuerpo y la imagen, son determinantes a la hora de transmitir un mensaje de forma adecuada.

Si bien hay muchos aspectos determinantes en la comunicación, uno de los más importantes es encontrar el tono adecuado, pues no se trata solo de tener el conocimiento y manejar los temas sino también de la forma como se dicen. “Hay personas a las que el tono de voz no les ayuda para el cargo que representan”.

Es importante aprender a manejar los nervios, el escenario, conocer al interlocutor, el contexto en el cual se desarrollará la comunicación, así como aprender a escuchar. Este último es un elemento que les falta a muchos líderes y empresarios, porque de allí depende la respuesta.

La comunicación efectiva de los líderes en las organizaciones es determinante en el logro de objetivos. “Es un error asumir que los demás saben lo que estamos pensando, pensar que ellos conocen cuál es el norte hacia el que va la empresa. Por esto es importante una comunicación diaria y asertiva que no afecte las emociones de otros, pero que deje claro el mensaje central”

Estos tips pueden ayudarle a comunicarse mejor.

1 Prepare su discurso. El tiempo es oro y los negocios se mueven a un ritmo frenético, por ello aprovechar el tiempo que se tiene para transmitir un mensaje es clave. Si ya sabe lo que se va a decir, es importante practicarlo para lograr mayor efectividad.

2 Contexto. Es importante determinar a quién se le está transmitiendo el mensaje y la importancia que esta persona tiene dentro de una organización, por eso tener claro el escenario en el que se transmitirá el mensaje y el interlocutor es clave.

3 Inspirar. Los líderes deben inspirar con sus mensajes y ser coherentes para que quienes hacen parte de su equipo se conecten con esa forma de pensar y vayan en la misma dirección en la búsqueda de resultados.

A continuación, te presento un listado de mas propuestas para mejorar la comunicación en las empresas:

 

1.  Implementar canales de comunicación claros y estructurados

• Propuesta: Establecer canales oficiales de comunicación, como correos electrónicos, plataformas internas (Slack, Microsoft Teams) y reuniones periódicas.

• Beneficio: Evita la sobrecarga de información y asegura que todos los empleados reciban los mensajes importantes.

 

2.  Fomentar la transparencia

• Propuesta: Compartir información relevante sobre el estado de la empresa, metas y desafíos con todos los empleados.

• Beneficio: Crea un ambiente de confianza y participación, lo que fomenta la lealtad y el compromiso.

 

3.  Establecer reuniones periódicas

• Propuesta: Programar reuniones semanales o mensuales de equipo y reuniones generales con la dirección.

• Beneficio: Mantiene a todos informados sobre los avances, proyectos y objetivos de la empresa.

 

4.  Usar herramientas tecnológicas

• Propuesta: Implementar herramientas como videoconferencias (Zoom, Google Meet), gestión de proyectos (Trello, Asana) y encuestas en línea (SurveyMonkey).

• Beneficio: Facilita la comunicación remota y mejora la coordinación entre equipos.

 

5.  Crear un código de comunicación

• Propuesta: Desarrollar un manual que establezca las mejores prácticas para la comunicación interna, como el uso adecuado de los canales y la cortesía en las interacciones.

• Beneficio: Estandariza la comunicación y reduce malentendidos.

 

6.  Fomentar la retroalimentación

• Propuesta: Incluir espacios en las reuniones para que los empleados puedan expresar sus opiniones y sugerencias.

• Beneficio: Mejora la toma de decisiones y muestra que la empresa valora la voz de sus empleados.

 

7.  Capacitar a los líderes en comunicación

• Propuesta: Ofrecer talleres o cursos para que los líderes aprendan a comunicarse de manera efectiva con sus equipos.

• Beneficio: Mejora la relación entre líderes y empleados, y fomenta un ambiente de respeto y confianza.

 

8.  Simplificar los mensajes

• Propuesta: Usar un lenguaje claro y directo, evitando jergas o términos complicados.

• Beneficio: Asegura que los mensajes sean entendidos por todos los empleados, independientemente de su nivel jerárquico.

 

9.  Promover la comunicación horizontal

• Propuesta: Fomentar la interacción entre empleados de diferentes departamentos y niveles.

• Beneficio: Mejora la colaboración y la creatividad al combinar diferentes perspectivas.

 

10.  Establecer un sistema de seguimiento

• Propuesta: Implementar un sistema para monitorear las respuestas a los mensajes importantes y asegurarse de que se hayan entendido.

• Beneficio: Evita que información crucial se pierda o sea ignorada.

 

11.  Fomentar la comunicación asíncrona

• Propuesta: Permitir que los empleados se comuniquen de manera asíncrona cuando sea necesario, como a través de correos electrónicos o documentos compartidos.

• Beneficio: Ajusta la comunicación a diferentes horarios y estilos de trabajo.

 

12.  Crear espacios informales de interacción

• Propuesta: Organizar actividades sociales, como cafés matutinos, almuerzos grupales o eventos virtuales.

• Beneficio: Fortalece los vínculos entre empleados y mejora la comunicación informal.

 

13.  Usar gráficos y visualizaciones

• Propuesta: Complementar la información escrita con gráficos, infografías y presentaciones visuales.

• Beneficio: Facilita la comprensión de datos complejos y hace que la información sea más accesible.

 

14.  Establecer un sistema de notificaciones

• Propuesta: Implementar un sistema de notificaciones internas para alertar a los empleados sobre eventos importantes, como reuniones o cambios en los procesos.

• Beneficio: Asegura que todos estén al tanto de lo que sucede en la empresa.

 

15.  Fomentar la empatía en la comunicación

• Propuesta: Enseñar a los empleados a escuchar activamente y a considerar las emociones y necesidades de los demás.

• Beneficio: Mejora las relaciones interpersonales y reduce conflictos.

 

16.  Crear un sistema de preguntas frecuentes (FAQ)

• Propuesta: Desarrollar una base de conocimientos interna con respuestas a preguntas comunes.

• Beneficio: Reduce la carga de preguntas repetitivas y libera tiempo para los líderes.

 

17.  Usar la comunicación multicanal

• Propuesta: Combinar diferentes canales de comunicación (correo, reuniones, chats, videollamadas) para llegar a todos los empleados.

• Beneficio: Asegura que la información llegue a todos, independientemente de su estilo de trabajo.

 

18.  Establecer un sistema de comunicación de crisis

• Propuesta: Crear un plan de comunicación en caso de emergencias o situaciones críticas.

• Beneficio: Garantiza que la empresa responda rápidamente y de manera coordinada en momentos de crisis.

 

19.  Fomentar la comunicación abierta y honesta

• Propuesta: Alentar a los empleados a expresar sus preocupaciones o ideas sin miedo a represalias.

• Beneficio: Fomenta un ambiente de confianza y mejora la resolución de problemas.

 

20.  Medir la efectividad de la comunicación

• Propuesta: Realizar encuestas periódicas para evaluar la satisfacción de los empleados con los canales y la calidad de la comunicación.

• Beneficio: Identifica áreas de mejora y ajusta las estrategias de comunicación.

 

Conclusión

Mejorar la comunicación en las empresas no solo es una cuestión de herramientas tecnológicas, sino también de cultura y actitud. Al implementar estas propuestas, las empresas pueden crear un entorno donde la información fluya de manera clara, eficiente y respetuosa, lo que se traduce en un mejor desempeño y una mayor satisfacción de los empleados.