13 de febrero de 2017

PASOS QUE DEBERÍAS TENER EN CUENTA EN LA PLANIFICACIÓN DE REUNIONES

Lo primero que debes tener en cuenta a la hora de citar a una reunión es que estas se crearon para que un equipo de trabajo encuentre el camino hacia un objetico definido, discutiendo ideas y concretando planes para ponerlos en acción.

Evita caer en ese vicio de reunir a la gente sin tomar las medidas preventivas necesarias, porque puedes ocasionar una desviación del tema para el que fueron citados los colaboradores.

Para que una reunión sea eficiente, además de eficaz, a continuación te damos 10 pasos que deberías tener en cuenta en la planificación de futuros encuentros:

Pregúntate ¿es necesario reunirse?
No se puede poner a un lado la realidad de que una reunión genera un costo para la compañía, porque el tiempo que se invierte en ese encuentro está fuera de las tareas normales, así que justifica su necesidad. Toma conciencia de que el tiempo es valioso e irrecuperable. Si hay algo que se pueda resolver por correo o los canales internos de comunicación, dale prioridad a estos, antes de disponer del tiempo de otros.

En la citación, da más información que lugar y hora
Puedes además aclarar: ¿Quién cita? ¿Cuánto tiempo durará? ¿Qué tema se discutirá? ¿Qué se espera lograr de este encuentro?

Objetivos
Estos se deben definir siempre, para que de esta manera los resultados que se quieren obtener queden totalmente claros. Además, son vitales para que a la hora de iniciar la reunión el mensaje de entrada sea entregado de forma asertiva.

Invite solo a quien debe estar
Es tan simple que solo a aquellos verdaderamente necesarios, que cumplen un rol y que aportan sobre lo que se va tratar, son quienes deben estar presentes.

Agenda de trabajo
Se supone que la regla es que cada encuentro cuente con por lo menos tres puntos: el tema a tratar, el responsable de cada uno y el tiempo estimado; todo debe ser claro, conciso y coherente.

Convoca a una hora en la que todos puedan
Se sabe de antemano que es muy difícil que la gente acuerde los mismos horarios, pero al comenzar el día o después de la hora de almuerzo, pueden ser una buena opción.

Puntualidad
No se trata de ser como un profesor que va detrás de sus alumnos, pero nunca está de más recordarles que de la hora de arranque depende la hora de finalización.

Ve preparado
No te permitas estar fuera de base, usa herramientas como: presentaciones, cuadros, diagramas, imágenes, gráficos, videos, etc., en vez de hojas repletas de textos y números. Recuerda que ese dicho de que “una imagen vale más que mil palabras” se confirma en una y otra vez en las reuniones.

Haz un ‘recorderis’ previo
Puede sonar ridículo, pero alguien simplemente puede olvidar el encuentro. El punto es que si cierto tema depende de alguno de los citados, este descuido puede ocasionar pérdidas de tiempo.

Pero sobre todas las cosas, siempre ten la mejor actitud
Recuerda que este momento debe ser un encuentro positivo, sin importar el tema que se esté tratando; si te notan aburrido, de mal genio o desmotivado, la mala energía se va a apoderar de todo y seguramente te encontrarás con un equipo pendiente del reloj y deseoso de que los minutos pasen rápidamente.


En resumen, si son puntuales, tienen un objetivo claro y van a lo que van, la reunión, sea del área que sea, estará bien encaminada y así podrás concretar ese inaplazable encuentro.

No hay comentarios:

Publicar un comentario

Escriba sus comentarios aqui:

Seguir en Facebook

TuMesaDeDinero

https://support.google.com/adsense/answer/6185995

Anuncios